509 Nolu Tebliğ ile e-dönüşüm süreci hızlandırılmış ve e- belge sürecine girilmiştir. e-fatura,e- irsaliye, e-müstahsil vb… belgeler hakkında yazı dizimize ek olarak bu yazımızda e- Belge uygulamalarından yararlanma yöntemlerini ve izlenmesi gereken yol haritasını 509 nolu tebliğ kapsamında ele aldık.
Uygulamalardan Yaralanma Yöntemleri
Mükellefler, bu Tebliğde belirtilen e-Belge uygulamalarından;
1- e-Belge uygulamalarına ait temel fonksiyonların internet üzerinden genel kullanımını sağlamak amacı ile Başkanlık tarafından oluşturulan ve hizmete sunulan e-Belge portalleri aracılığıyla (GİB Portal Yöntemi)
2- Başkanlıktan izin almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemleri aracılığıyla (Özel Entegratör Yöntemi)
3- Kendi bilgi işlem sistemlerinin Başkanlık bilgi işlem sistemleri ile doğrudan entegre edilmesi yoluyla (Doğrudan Entegrasyon Yöntemi), yararlanabilirler.
e-Belge Portalleri Aracılığı ile Kullanım (GİB Portal Yöntemi)
GİB Portal yönteminde, bilgi işlem sistemlerinin entegre edilmesi suretiyle e-Belge uygulamalarını kullanma konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların, uygulamalardan yararlanabilmelerini sağlamak amacıyla Başkanlık tarafından geliştirilen ve e- Belge uygulamalarına ait temel fonksiyonları bünyesinde barındıran internet portalleri aracılığıyla söz konusu belgelerin oluşturulması imkânı bulunmaktadır.
e-Belge Portalleri aracılığıyla uygulamayı kullanmak isteyen mükellefler, ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanan “Başvuru Kılavuzlarında açıklanan şartlara uygun olarak başvuru yapmalarını müteakip Başkanlık tarafından kullanıcı hesaplarının tanımlanması sonrasında başvuru yaptıkları e-Belgeleri gönderme ve/veya alma ile ilgili temel işlemleri, portal içerisinde sunulan ara yüzleri kullanarak yapabileceklerdir.
Başkanlık GİB Portal Yöntemi ile düzenlenebilecek e-Belgeleri, belgelerin türü, düzenlendiği sektör ve belge düzenlenmesine ilişkin uygulamaların özelliklerini göz önünde bulundurarak belirlemeye, sınırlandırmaya ve bu durumları Başkanlığa ait gib.gov.tr veya ebelge.gib.gov.tr yada e-Belge Portallerinde duyurmaya yetkilidir. Başkanlık tarafından e-Belge Portalleri üzerinde tanımlanmamış ve uygulama konulmamış e-Belgelerin GİB Portal yöntemi ile düzenlenmesi ve muhataplarına iletilmesi mümkün değildir.
Özel Entegratörlerin Bilgi İşlem Sistemi Aracılığıyla Kullanım (Özel Entegratör Yöntemi)
Mükellefler e-Belge gönderme ve alma işlemlerini, teknik yeterliliğe sahip ve Başkanlıktan izin alan özel entegratör kuruluşların bilgi işlem sistemi vasıtasıyla da gerçekleştirebilirler.
Başvurularını ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanan “Başvuru Kılavuzlarında açıklanan şartlara uygun olarak yapan mükellefler, e-Belge uygulamalarını özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üzerinden kullanmaya başlayacaklardır.
Başkanlıktan özel entegratörlük izni alan mükellefler, e-Belge uygulamaları kapsamında e-Belge düzenlemek isteyen mükelleflere e-Belge ve e-Belge Raporu oluşturma, mali mühürle onaylama, zaman damgası kullanma ve oluşturulan belgeleri bu Tebliğin “VI. 11.5.” numaralı bölümüne uygun olarak alıcıya ve e-Belge ve/veya e-Belge Raporunu Başkanlığa elektronik ortamda iletme hizmeti verebilirler.
Özel entegratörlük izni almak isteyen mükellefler, e-Belge uygulamalarına başvuru için gerekli belgelerin yanında özel entegrasyon talebini içeren bir dilekçe ve ekinde Özel Entegrasyon Bilgi İşlem Sistem Raporu (BİS) ile Başkanlığa başvuru yapacaklardır. Özel entegrasyon yapmak isteyen mükelleflerin ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanan teknik kılavuzlara uygun bilgi işlem altyapısını kurmaları zorunludur.
Başkanlıktan izin alan özel entegratörler, hizmet verdikleri mükelleflere ait vakıf oldukları ticari sır niteliğindeki bilgileri, e-Belge uygulamaları kapsamında e-Belge ve raporların oluşturulması, imzalanması, gönderilmesi, alınması amacı dışında kullanamaz ve işleme taraf olanların yazılı izni olmaksızın Başkanlık haricinde üçüncü kişilerle paylaşamazlar. Özel entegratörler bu faaliyetleri kapsamında elde ettiği ticari sır niteliğindeki bilgilerinin güvenliğinden ve gizliliğinden sorumludurlar. Bu amaca aykırı olarak işleme taraf olmayan üçüncü kişilerle, e-Belgelere ve raporlarına ilişkin bilgileri paylaştığı tespit edilen özel entegratörlerin diğer Kanunların öngördüğü cezai sorumlulukları dışında ayrıca Başkanlık tarafından özel entegratörlük izinleri iptal edilebilir. Başkanlık ayrıca özel entegratörler için ilave yükümlülük belirlemeye ve istediğinde ulusal ve uluslararası standartlara uyma zorunluluğu getirmeye yetkilidir.
Başkanlıktan izin alan özel entegratörler, hizmet verdikleri mükelleflerin e-Belge uygulamaları kapsamında oluşturdukları e-Belgelerin Başkanlık sistemleri üzerinden erişilmesi, görüntülenmesi, sorgulanması ve doğrulanabilmesi için gerekli tedbirleri almak zorundadırlar. Başkanlık sistemleri üzerinden gerçekleştirilecek erişim, görüntüleme, sorgulama ve doğrulama işlemlerinin teknik usul ve esasları ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanan e-Belge uygulamalarına ilişkin teknik kılavuzlarda açıklanır.
Mükellefin, e-Belge gönderip alma işlemini özel entegrasyon izni alan mükelleflere ait bilgi işlem sistemi vasıtasıyla gerçekleştirmesi, muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan kaldırmaz. e-Belge gönderip alma işleminde kullanılan bilgi işlem sistemi yazılım ve donanım alt yapısının Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde bulunması zorunludur.
e-Belge uygulamalarına ilişkin, özel entegratör sistemi üzerinden hizmet alan mükellefler, uygulama kapsamında düzenlenebilecek e-Belgeler ve e-Belge raporlarında özel entegratörün mali mührünün ve zaman damgasının kullanılmasını talep edebilirler.
Özel entegratörler kendilerine başvuran mükellefler ile ilgili istenen bilgileri ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanan kılavuzlarda yer alan açıklamalara uygun olarak Başkanlığa elektronik ortamda bildirmek mecburiyetindedirler.
Başkanlıktan izin alan özel entegratörlere ilişkin liste ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanır.
Bilgi işlem Sistemlerinin Başkanlık Bilgi Sistemleri ile Doğrudan Entegre Edilmesi Yoluyla Kullanım (Doğrudan Entegrasyon Yöntemi)
Bilgi işlem sistemleri yeterli olan mükelleflerin, gerekli entegrasyonu sağlamaları koşuluyla e- Belge uygulamalarını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığıyla kullanmaları mümkündür.
Bilgi işlem sistemi yurt dışından yönetilen mükelleflerin e-Belge uygulamasından entegrasyon yöntemiyle yararlanma konusundaki talepleri yapacakları başvuru üzerine Başkanlıkça değerlendirilerek e-Belge gönderip almalarına izin verilebilecektir.
Yukarıda ifade edilen çerçevede bilgi işlem sistemi entegrasyonu yapılabilmesi için uyulması gereken kurallar ve sağlanması gereken standartlar ile yapılması gereken işlemleri içeren kılavuzlar ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanır.
Uygulamalara “Doğrudan Entegrasyon Yöntemi” ile dâhil olmak isteyenler, bilgi işlem sistemlerinde gerekli ön hazırlıkları tamamladıktan sonra, sistemlerini ve e-Belge ile ilgili süreçlerini açıklayan dokümanlarla birlikte ebelge.gib.gov.tr adresinde yer alan “Başvuru Kılavuzu’nda açıklanan şartlara uygun olarak Başkanlığa başvuruda bulunacaklardır.
Başvurusu uygun bulunanlara, Başkanlık tarafından test kullanıcısı ve yetki tanımları e-Posta olarak iletilecektir. Entegrasyon çalışmaları, başvuru tarihinden itibaren en geç bir yıl içerisinde tamamlanmak zorundadır.
Entegrasyon sürecini başarı ile tamamlayan mükellefler, başvuru ve onay sürecini başarı ile tamamladıkları e-Belge uygulamalarını kendi bilgi işlem sistemleri aracılığıyla kullanmaya başlayacaktır.
Başkanlık e-Belge uygulamalarına “Doğrudan Entegrasyon Yöntemi” ile dahil olmak isteyen mükelleflere yönelik olarak genel entegrasyon usulleri belirleyebileceği gibi bilgi işlem sistemleri, kapasite, iş gerekleri ve ihtiyaçları gibi hususları göz önüne alarak özel entegrasyon usulleri de belirleyebilir.
Değerlendirme ve izin
e-Belge Uygulamalarından “GİB Portal Yöntemi” ile yararlanmak isteyen mükellefler, ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanan “Başvuru Kılavuzu’nda açıklanan şartlara uygun olarak başvuru yapmalarını müteakip Başkanlık tarafından kullanıcı hesaplarının tanımlanması sonrasında uygulamadan yararlanmaya başlayacaklardır.
Başkanlıktan izin alan özel entegratörler, anlaşma yaptıkları mükelleflere ilişkin bilgileri Başkanlık sistemine yüklediklerinde ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanan kılavuzlarda açıklanan elektronik mesaj yapısına uygun onayı almaları halinde bahse konu mükelleflere e- Belge hizmeti vermeye başlayabilirler. Söz konusu özel entegratörlerin anlaşma yaptıkları mükelleflerin kullanıcı hesaplarının Başkanlık tarafından tanımlanmasını müteakiben ise ilgili mükellefler e-Belge uygulamalarından yararlanmaya başlayabilirler.
Uygulamaları kendi bilgi işlem sistemini doğrudan entegre etmek suretiyle kullanmak isteyen mükelleflerce yapılan başvurular, mükellefe ait sistemin yapısı, işleyişi ve bu sistemde düzenlenen belge ve raporların bu Tebliğde ve ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanan “e- Belge Teknik Kılavuzlarında belirlenen usul ve esaslara uygun olup olmadığı açısından Başkanlıkça değerlendirilir. Başkanlık tarafından yapılan değerlendirme sonrasında başvuruları uygun bulunan mükelleflerin kullanıcı hesapları Başkanlıkça tanımlanır ve aktive edilir. Bu işlemlerin tamamlanmasının ardından kullanıcı hesabı aracılığıyla e-Belge gönderme ve alma işlemleri gerçekleştirilecektir. Başkanlık gerek görmesi halinde, ilave bilgiler isteyebileceği gibi, mükellefe ait bilgi işlem sisteminde yerinde incelemeler yapabilir veya yaptırabilir. Yapılan değerlendirme sonrasında başvuruları uygun bulunan mükelleflere e-Belge uygulamasından kendi bilgi işlem sistemi aracılığıyla yararlanabilme izni verilir. Değerlendirme aşamasında eksiklikleri tespit edilen mükelleflere, söz konusu eksiklikleri gidermeleri için yazı ile 1 yıl süre verilir. Bu süre içerisinde eksikliklerini gidermeyen mükelleflerin başvuruları reddedilebilir. Bu durumdaki mükelleflerin, reddi izleyen 6 ay içerisinde yapacakları başvurular kabul edilmez. Bu durum, mükelleflerin e-Belge uygulamalarından Başkanlıktan e-Belge izni alan özel entegratörlerin bilgi işlem sistemleri aracılığıyla veya e-Belge Portalları aracılığıyla yararlanmalarına engel teşkil etmez.
